Podróże służbowe w 2026 r. zmieniają zasady: mniej lotów, surowszy ROI, więcej AI i dbałości o pracowników

Podróże służbowe w 2026 r.: mniej „jak najwięcej”, więcej „jak najlepiej”

Podróże służbowe wchodzą w 2026 rok z wyraźną zmianą w logice podejmowania decyzji: celem nie jest już powrót do dawnych wolumenów lotów i noclegów, lecz udowodnienie wartości każdego wyjazdu w teren. Po kilku latach ożywienia i adaptacji do pracy hybrydowej coraz więcej firm ponownie podróżuje – ale selektywnie, przy surowszej kontroli kosztów, oczekiwaniu mierzalnych rezultatów oraz większym nacisku na bezpieczeństwo i dobrostan pracowników w drodze.

W praktyce oznacza to, że podróże „na wszelki wypadek” zdarzają się coraz rzadziej, a coraz częściej tylko tam, gdzie można wykazać konkretny zwrot z inwestycji: podpisany kontrakt, ukończony projekt, decydujące spotkanie z klientem, kluczowa konferencja lub szkolenie, którego nie da się zastąpić formatem online. Jednocześnie platformy technologiczne do rezerwacji i zarządzania podróżami w szybkim tempie wdrażają sztuczną inteligencję, podczas gdy młodsze pokolenia – szczególnie Gen Z – zmieniają oczekiwania dotyczące doświadczeń z podróży, elastyczności i wsparcia ze strony pracodawcy.

Liczby rosną, ale wzrost nie jest „automatyczny”

Najnowsze prognozy branżowe wskazują, że globalne wydatki na podróże służbowe nadal wykazują tendencję wzrostową, choć z zauważalną dozą ostrożności. Global Business Travel Association (GBTA) w swoim raporcie i pięcioletniej prognozie na lata 2025–2029 podaje, że globalne wydatki mogą osiągnąć około 1,69 biliona dolarów amerykańskich w 2026 roku, po około 1,57 biliona w 2025 roku, przy wyraźnych „przeciwnych wiatrach”, takich jak ryzyka geopolityczne, presja na koszty i nierównomierne ożywienie na poszczególnych rynkach. W niektórych regionach i branżach ożywienie jest szybsze, podczas gdy gdzie indziej nadal istnieją ograniczenia budżetowe i ostrożność w planowaniu.

Za tymi zagregowanymi liczbami kryje się ważna zmiana: firmy, które podróżują – podróżują inaczej. Podróże są częściej krótsze, planowane wcześniej, a zgody na nie są ściślej powiązane z celem biznesowym. W wielu sektorach nadal istnieje silna potrzeba spotkań twarzą w twarz, ale coraz wyraźniej rozróżnia się podróż kluczową dla biznesu od podróży, która jest głównie „utrzymywaniem nawyku”.

Od wolumenu do wartości: jak mierzy się ROI z podróży

Presja na udowodnienie zwrotu z inwestycji (ROI) jest widoczna zarówno w politykach podróży, jak i w sposobie, w jaki działy finansowe monitorują koszty. Zamiast pytać „ile podróżowaliśmy”, coraz częściej pada pytanie „co zyskaliśmy”. Firmy wymagają jaśniejszego opisu celu podróży, celów poszczególnych spotkań, planu oczekiwanych wyników oraz późniejszej ewaluacji – szczególnie w przypadku droższych wyjazdów międzynarodowych, kilkudniowych konferencji i podróży angażujących wiele zespołów.

W praktyce pojawiają się trzy wzorce, w zależności od branży i kultury organizacyjnej:

• Podróże zamykające cykle sprzedażowe – wyjazd jest zatwierdzany, gdy spotkanie na żywo jest kluczowe dla sfinalizowania umowy, zakończenia negocjacji lub pokonania kluczowych przeszkód.
• Podróże przyspieszające realizację – praca w terenie, wdrożenia, audyty, inspekcje lub interwencje, które skracają czas trwania projektu i zmniejszają ryzyko operacyjne.
• Podróże budujące wiedzę i więzi organizacyjne – wewnętrzne spotkania, strategiczne offsite’y, szkolenia i zjazdy zawodowe, ale przy surowszym kryterium istotności i przydatności.

Takie podejście nie musi oznaczać cięcia budżetów „wszędzie”, lecz ich przekierowanie: więcej inwestuje się w podróż uzasadnioną biznesowo, a mniej w tę, którą można zastąpić wideorozmową. SAP Concur w swoich przeglądach trendów dotyczących podróży służbowych podkreśla, że przy zmienności ekonomicznej i politycznej organizacje coraz bardziej polegają na danych i automatyzacji, aby zwiększyć zgodność, kontrolę kosztów i efektywność programów podróży.

Sztuczna inteligencja wchodzi do rezerwacji i wsparcia podróżnych

Wzrost wykorzystania sztucznej inteligencji w podróżach korporacyjnych nie jest już tematem futurystycznym, lecz rzeczywistością operacyjną. AI jest coraz częściej używana do szybszego wyszukiwania opcji, rekomendacji zgodnych z polityką podróży, powiadomień o zmianach w planie podróży, automatycznego rozwiązywania problemów i bardziej precyzyjnej analityki kosztów. W praktyce podróżny oczekuje, że system „zaproponuje mu najlepsze dopuszczalne rozwiązanie”, zamiast samodzielnie przebijać się przez dziesiątki taryf i reguł.

American Express Global Business Travel (Amex GBT) w 2025 roku zaprezentowało nowe funkcjonalności AI, w tym wsparcie oparte na dużych modelach językowych w obsłudze klienta oraz możliwość zadawania pytań w języku naturalnym do paneli raportowych. Ten kierunek jest istotny, ponieważ pokazuje, dokąd zmierza rynek: w stronę połączenia automatyzacji i wyraźnego nadzoru, gdzie część procesu jest przyspieszana „w tle”, a część pozostaje pod kontrolą firmy poprzez polityki i raportowanie.

Dla osób zarządzających podróżami AI przynosi innego rodzaju korzyści: szybsze wykrywanie odstępstw od polityki, precyzyjniejsze prognozowanie kosztów oraz wgląd w zachowania podróżnych i dostawców. Jest to ważne właśnie ze względu na przesunięcie „od wolumenu do wartości” – ponieważ wartość trudniej udowodnić bez wysokiej jakości danych o tym, co zostało kupione, dlaczego, kiedy i z jakim skutkiem biznesowym.

Zmiana pokoleniowa: Gen Z podróżuje z innymi oczekiwaniami

Rosnący udział młodszych pracowników na rynku pracy wpływa również na programy podróży. Badania i raporty branżowe ostrzegają, że Gen Z i milenialsi oczekują większej elastyczności, szybszych procesów cyfrowych i wyraźniejszego wsparcia, ale istnieją również różnice w postrzeganiu odpowiedzialności pracodawcy oraz w motywach podróży.

W raporcie „Millennial & Gen Z Business Travel Report 2025” firmy Corporate Travel Management (CTM) podkreślono, że młodsze pokolenia coraz silniej kształtują oczekiwania wokół personalizacji, technologii i ogólnego doświadczenia z podróży. SAP Concur, na podstawie swojego globalnego badania podróży służbowych, opublikował analizę różnic pokoleniowych i stwierdził, że „jedna polityka nie pasuje do wszystkich”, ponieważ potrzeby i postawy różnią się między pokoleniami – od oczekiwań dotyczących elastyczności po postrzeganie tego, co podróż „musi zapewnić”, aby była akceptowalna.

Pojawia się przy tym delikatna kwestia duty of care – dbałości pracodawcy o bezpieczeństwo i dobrostan pracowników w podróży służbowej. Ipsos UK i Amex GBT w badaniu dotyczącym podróży służbowych w 2025 roku odnotowały różnice pokoleniowe w tym, jak bardzo podróżni dostrzegają tę odpowiedzialność pracodawcy, przy czym Gen Z, według ich wyników, należy do grup, które rzadziej się z tym zgadzają. Dla pracodawców oznacza to potrzebę jaśniejszej komunikacji i edukacji: co obejmuje wsparcie w drodze, jakie są zasady w sytuacjach kryzysowych i jak szukać pomocy.

Duty of care i ryzyka podróży: od obowiązku prawnego do kwestii zarządczej

W 2026 roku duty of care coraz częściej staje się kryterium jakości programu podróży, a nie tylko formalnym obowiązkiem. Podróże są narażone na szersze spektrum ryzyk: od nagłych odwołań lotów i strajków, przez lokalne incydenty bezpieczeństwa i napięcia polityczne, po ryzyka zdrowotne i zagrożenia cybernetyczne związane z pracą zdalną.

Międzynarodowa norma ISO 31030:2021 daje organizacjom wytyczne dotyczące zarządzania ryzykiem w podróży, w tym opracowywania polityk, identyfikacji zagrożeń i hazardów, ocen ryzyka oraz strategii zapobiegania i łagodzenia skutków. Norma podkreśla potrzebę ustrukturyzowanego podejścia: jasny podział odpowiedzialności, procesy oceny i zatwierdzania, stała ocena sytuacji oraz plany wsparcia podróżnych w sytuacjach incydentalnych.

W praktyce przekłada się to na coraz konkretniejsze środki:

• Widoczność planu podróży i możliwość szybkiego kontaktu z podróżnym w przypadku nadzwyczajnych okoliczności.
• Standaryzowane procedury – co zrobić przy odwołaniu lotów, alertach bezpieczeństwa, problemach zdrowotnych lub ewakuacji.
• Ocena dostawców (przewoźnicy, hotele, transfery) i zgodność z wewnętrznymi standardami bezpieczeństwa oraz zobowiązaniami umownymi.
• Zarządzanie zmęczeniem i dobrostanem – rozpoznawanie ryzyk związanych z wyczerpaniem, przeciążeniem i obniżoną wydajnością po podróży.

Dodatkowym wyzwaniem jest zacieranie się granic między biznesową a prywatną częścią podróży. Coraz częściej pojawiają się scenariusze, w których pracownik przedłuża podróż służbową o dni prywatne lub łączy kilka powodów podróży w jeden plan. Dla organizacji otwiera to pytania o odpowiedzialność, ubezpieczenie i stosowanie polityki: co uważa się za służbowe, a co za prywatne, oraz jak zapewnić, by zasady były jasne i wykonalne.

Doświadczenie podróżnego jako narzędzie biznesowe: wellbeing, produktywność i retencja kadr

W okresie, gdy firmy konkurują o talenty, doświadczenie w podróży służbowej przestaje być „miłym dodatkiem”. Staje się częścią szerszej polityki produktywności i retencji kadr. W branży coraz częściej wspomina się o wellbeing podróżnego jako metryce: na ile podróż wspiera wydajność pracy, jak bardzo jest męcząca, jakie jest ryzyko wypalenia oraz czy podróżny ma poczucie kontroli nad podstawowymi decyzjami – od godzin lotu po warunki zakwaterowania.

Przejawia się to w szczegółach: rozsądniejsze plany podróży, unikanie ekstremalnie wczesnych lotów, gdy nie jest to konieczne, możliwość wyboru hotelu sprzyjającego pracy i odpoczynkowi oraz szybsze rozwiązywanie problemów w drodze. W takich ramach „wartość” to nie tylko kontrakt czy sprzedaż, ale także fakt, że podróżny następnego dnia może normalnie pracować, że jest bezpieczny i że czas nie jest marnowany na administrację.

SAP Concur w swoich przeglądach trendów podkreśla, że automatyzacja i płatności cyfrowe, obok silniejszej zgodności i walki z oszustwami, stają się kluczowymi tematami, ponieważ uwalniają czas i zmniejszają tarcia dla podróżnych i działów finansowych. Digitalizacja procesów – od rezerwacji po rozliczanie kosztów – jest coraz bezpośredniej powiązana z poczuciem „wartości” podróży: jeśli obciążenie administracyjne jest duże, poczucie korzyści z wyjazdu i gotowość do podróżowania spadają.

Zrównoważony rozwój i raportowanie: podróże pod lupą ESG

Obok ROI, drugim dużym filtrem w 2026 roku staje się zrównoważony rozwój. W wielu organizacjach podróże wchodzą w szersze ramy ESG, a od programów podróży oczekuje się możliwości wykazania emisji i postępów w realizacji celów wewnętrznych. Nie oznacza to, że podróże są automatycznie odwoływane, lecz coraz częściej szuka się alternatyw: pociąg zamiast samolotu na krótszych trasach, wybór hoteli z jasnymi standardami, grupowanie spotkań w celu ograniczenia liczby wyjazdów lub łączenie wielu celów biznesowych w jedną podróż.

Również tutaj dane i automatyzacja zyskują kluczową rolę. Bez systematycznego gromadzenia informacji o planach podróży, kosztach i powiązanych wskaźnikach, raportowanie staje się pracą ręczną, która rzadko sprawdza się w praktyce. Dlatego rozwiązania travel & expense coraz częściej pozycjonują się jako platformy do zarządzania, a nie tylko narzędzia do rezerwacji.

Jak wygląda „podróż, która jest zatwierdzana” w 2026 r.

Kiedy wszystko podsumujemy, podróż służbowa w 2026 roku najczęściej dochodzi do skutku, jeśli spełnionych jest kilka warunków: jasno określony cel, realistyczny plan wyników, rozsądny budżet, zgodność z polityką i akceptowalne ryzyko. W coraz większej liczbie firm zatwierdzenie jest szybsze, gdy te elementy są widoczne już we wniosku, a nie następczo poprzez długie wyjaśnienia.

Osoby zarządzające podróżami zmieniają zatem fokus z „tańszego biletu” na „lepszą decyzję”:

• Polityki stają się inteligentniejsze – więcej reguł jest wbudowanych w narzędzia, a mniej polega się na ręcznej kontroli i późniejszych zatwierdzeniach.
• Dane stają się wspólnym językiem – CFO, travel manager i podróżny mają różne priorytety, ale napięcia łatwiej rozwiązać, gdy metryki są jasne i porównywalne.
• Bezpieczeństwo i wsparcie są częścią wartości – duty of care to nie tylko koszt, lecz warunek wstępny, by podróż w ogóle mogła zostać uzasadniona i przeprowadzona.
• Doświadczenie podróżnego wpływa na wynik – źle zorganizowana podróż często oznacza słabszą wydajność, nawet jeśli „zaoszczędzono” pieniądze na papierze.

Rynek wraca, ale na nowych zasadach

Patrząc z perspektywy branży, rok 2026 nie wygląda na powrót do „starej normalności”, lecz na stabilizację w modelu, w którym podróżuje się wtedy, gdy jest to uzasadnione biznesowo, wspierane technologicznie i objęte ochroną bezpieczeństwa. Prognozy GBTA wskazują na wzrost wydatków, ale także na fakt, że wzrost jest podatny na wstrząsy zewnętrzne – od geopolityki po zmiany cen i presję na budżety. Właśnie dlatego organizacje starają się budować programy podróży, które są odporniejsze: z lepszym wglądem w koszty, z wyraźniejszymi kryteriami wartości i jasnymi kryteriami tego, kiedy podróż jest uzasadniona.

Jeśli w poprzednich latach pytaniem było „kiedy znowu będziemy podróżować”, w 2026 roku coraz częściej zadaje się inne: jak podróżować mądrzej – tak, aby z każdego wyjazdu przywieźć wynik, nie tracąc przy tym zaufania pracowników, kontroli kosztów i poczucia bezpieczeństwa.

Źródła:
- GBTA – Business Travel Index Outlook 2025–2029 (Executive Summary), prognozy wydatków i trendów rynkowych (link)
- Business Travel News Europe – raport o projekcjach GBTA na 2025 i 2026 r. oraz wpływie niepewności geopolitycznej (link)
- SAP Concur – przegląd trendów i wyzwań w podróżach służbowych (AI, zmienność, zgodność, automatyzacja) (link)
- SAP News – SAP Concur Global Business Travel Survey 2025, różne spojrzenia CFO, travel managerów i podróżnych (link)
- American Express Global Business Travel – zapowiedź rozwiązań AI (wsparcie LLM i zapytania w języku naturalnym w raportowaniu) (link)
- Corporate Travel Management (CTM) – „Millennial & Gen Z Business Travel Report 2025”, oczekiwania i preferencje pokoleniowe (link)
- SAP Concur – analiza różnic pokoleniowych w postrzeganiu podróży służbowych (Gen Z, milenialsi, Gen X, baby boomerzy) (link)
- ISO – ISO 31030:2021 Travel risk management, wytyczne dotyczące zarządzania ryzykiem w podróży (link)